À l’ère du tout numérique, toutes les entreprises se penchent vers la digitalisation de pratiquement tout le processus. Comme elles ont besoin d’éditer régulièrement des factures, le logiciel de facturation fait partie des outils indispensables pour réaliser une comptabilité informatisée et faciliter la gestion des recouvrements. Néanmoins, l’offre concernant ce programme informatique est à la fois large et diversifiée. Son choix est primordial pour les dirigeants. Découvrez au travers de ces lignes comment choisir le logiciel adapté à vos besoins et vos exigences.
Le logiciel de facturation : description
Un logiciel de facturation est un outil informatique, conçu spécifiquement avec différentes fonctionnalités adaptées à la gestion commerciale. Tel qu’indiqué par son appellation, il sert dans un premier temps à réaliser et gérer les processus de facturation de la société. Parmi les tâches les plus courantes, le système permet d’éditer les factures conformes aux normes en vigueur, d’intégrer et d’archiver les données « clients », de respecter les dispositifs légaux, etc. Les options peuvent varier d’un programme à un autre. Mais certaines versions plus récentes sont capables d’établir des devis et de les convertir en factures, de mener entièrement toutes les opérations, d’envoyer de manière automatique des documents, etc. Parfois, la plupart des entreprises font face à un dilemme du choix. Tous les produits ne se valent pas. Pour vous donner une idée, le chorus logiciel facture est une solution logicielle innovante pour optimiser la gestion de facturation.
Les critères de choix importants à prendre en considération
Un logiciel de facturation joue un rôle extrêmement important pour la tenue d’une comptabilité informatisée. Il permet d’automatiser tous les processus, de réduire les délais de règlement des factures, de limiter les erreurs et d’économiser sur les coûts d’impression papier. Pour trouver la solution la plus adaptée à la structure, certains paramètres doivent être pris en considération.
Définir les besoins de l’entreprise
Un logiciel de facturation peut être profitable s’il répond parfaitement aux besoins de la société. Il convient dans un premier temps de définir son profil comptable. Effectuer la comptabilité en interne et l’externaliser à un expert-comptable n’impliquent pas les mêmes fonctionnalités. La gestion en interne requiert un pack d’outil informatique « tout-en-un », qui se charge des devis, de la comptabilité et des facturations. Quant à l’autre, il suffit de choisir une version embarquant les fonctions potentielles de facturation.
L’ergonomie de l’interface
Rien de mieux que de pouvoir travailler sur une interface ergonomique, claire et intuitive. Équilibrer entre la réalisation des devis et la gestion des factures n’est pas toujours une tâche facile. L’utilisateur nécessite une navigation fluide et une plateforme simple à manipuler. Sinon, il va s’ennuyer très vite.
Le stockage des données comptables
L’entreprise peut choisir entre deux options de stockage de données. Soit, la gestion se fait en ligne ou en mode SaaS, cela signifie que les informations requises sont stockées sur un espace entièrement sécurisé et hébergées par un prestataire. Soit, vous sauvegardez les bons formats dans votre serveur, avant de les communiquer auprès du comptable ou d’imprimer les factures.
Mis à part ces aspects techniques, il vaut mieux aussi se méfier des prix. Cette étape est décisive pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise.
