Dans le domaine professionnel, la domiciliation d’entreprise est une pratique courante. Pourtant, les particuliers peuvent également recourir à ce type de services. La boite de domiciliation s’avère utile lorsque vous êtes régulièrement en déplacement. Pour une entreprise, cette option lui permet de choisir une adresse librement, indépendamment de son siège social. La boite de domiciliation est souvent confondue avec la boite postale. Pourtant, ces deux options n’offrent pas les mêmes avantages.
Pourquoi ouvrir une boite postale Flexigo pour son entreprise ?
Dans un document officiel comme la facture, vous avez surement déjà vu la mention BP n°… Cette dernière fait référence à une boite postale. La Poste propose cette solution à tous les professionnels désirant dissocier leur lieu de résidence de leur lieu de travail. Il s’agit d’une boite aux lettres externalisée. Le bénéficiaire y retrouve ses courriers professionnels ou personnels. Un particulier peut également louer une boite postale flexigo, voir ici. Dans ce cas, les courriers sont stockés dans le bureau de poste local où il peut les récupérer durant les heures de services. L’ouverture d’une boite postale permet aux entrepreneurs de faire l’impasse sur les services spécialisés dans la gestion du courrier. Si l’entrepreneur ne possède pas de local professionnel, la boite postale lui offre la possibilité d’utiliser une adresse différente de celle de son domicile.
Les procédures à suivre pour ouvrir une boite postale
La procédure d’ouverture d’une boite postale est simple. L’entrepreneur doit se rendre dans le bureau de poste qui se trouve dans sa localité. Un agent de La Poste lui dédie un abonnement à une boite postale. Vous devez avoir un numéro de SIRET pour justifier que le siège social se trouve bien dans la bonne zone. En l’absence d’un siège, un justificatif de domicile est indispensable. Une fois les pièces justificatives complètes, l’agent vous demande de choisir entre plusieurs formules d’abonnement. Les formules disponibles sont :
- l’abonnement annuel ;
- l’abonnement mensuel ;
- l’abonnement Flexigo, etc.
Il ne vous reste plus qu’à signer le contrat. Si vous avez prévu une ou plusieurs personnes pour la récupération des courriers, il faudra établir un mandat d’autorisation permettant à ces personnes de le faire.
La boite postale flexigo : de quoi s’agit-il exactement ?
Flexigo désigne une formule d’abonnement proposé par La Poste. La prestation s’adresse aussi bien aux particuliers qu’aux professionnels. La souscription à une boite postale flexigo permet au bénéficiaire d’accéder à ses courriers dès les premières heures de la journée. La boite postale flexigo facilite l’organisation du travail chez une entreprise. L’option alerte email ou SMS procure un gain de temps considérable. Un tel service améliore la réactivité, un atout dans la relation client et la fidélisation des consommateurs.
Les avantages et limites d’une boite postale flexigo
Disposer d’une boite postale offre de nombreux avantages à une entreprise :
- la confidentialité et la sécurité de vos courriers professionnels ;
- la possibilité d’utiliser une appellation supplémentaire ;
- l’utilisation d’une BP même si vous ne disposez pas d’un local ;
- la récupération des courriers à n’importe quelle heure de la journée.
Néanmoins, la boite postale présente quelques limites :
- la mention BP suscite la méfiance quant à la stabilité de l’entreprise ;
- les agences de La Poste ne proposent pas toutes ce type de service ;
- la boite postale ne peut pas être utilisée comme adresse de siège social.
Boite postale et domiciliation postale : les différences
La première différence entre les deux options se situe au niveau de l’organisme qui les délivre. Pour ouvrir une boite postale, vous devez vous adresser uniquement à La Poste. Dans le cas d’une boite de domiciliation, l’entrepreneur peut en faire la demande à sa commune par exemple. Ce service est désormais accessible également par l’intermédiaire d’une société de domiciliation privée. Domicilier votre entreprise représente une meilleure alternative à la boite postale pour les raisons suivantes :
- vous ne pouvez pas toujours obtenir une boite postale dans votre zone géographique ;
- la boite postale souffre d’une mauvaise réputation dans la gestion des courriers ;
- la boite à lettres n’implique pas une prestation juridique, vous n’êtes pas protégé contre la perte du colis ;
- la boite postale n’est pas indiquée pour expédier des documents stratégiques comme les factures ;
- vous devez vous plier aux horaires d’ouverture du bureau La Poste pour les envois et les réceptions de courrier postal ;
- l’ouverture d’une boite postale répond à plusieurs conditions, la résiliation est imminente si vous ne recevez pas assez de courrier pendant trois mois successifs ;
- la domiciliation administrative renvoie une image prestigieuse sur l’entreprise.
Comment obtenir une boite de domiciliation ?
Pour obtenir une domiciliation d’entreprise, il faudra s’adresser à une société de domiciliation physique ou en ligne. La société s’engage à assurer la sécurité de vos courriers et de vos correspondances ainsi que la discrétion autour de vos données personnelles. Une agence de domiciliation propose différents types de services comme :
- le traitement des courriers : la numérisation pour envoi par mail, la réexpédition, etc. ;
- la disponibilité d’une permanence téléphonique ;
- la gestion des paramètres de domiciliation via un espace personnel en ligne.
