Une équipe pour tout le monde
Dans la dernière mise à jour distribuée aux utilisateurs d’Office 365, Microsoft inclut la possibilité de créer une équipe à l’échelle de l’entreprise (org-wide), mais seulement si votre locataire compte moins de 5 000 comptes. (La limite actuelle pour une équipe à l’échelle de l’entreprise est de 10 000 membres.)
Communications à l’échelle de l’entreprise
Une équipe à l’échelle de l’entreprise est conçue pour faciliter les communications à l’échelle du locataire pour les petites et moyennes entreprises sans qu’un administrateur ou le propriétaire de l’équipe n’ait besoin d’ajouter manuellement tous les employés à l’adhésion de l’équipe, y compris la nécessité de vérifier les nouveaux employés et de les ajouter périodiquement. Le processus de création d’une équipe et de remplissage de ses membres avec PowerShell n’est pas compliqué, mais un certain travail doit être effectué pour maintenir l’adhésion par la suite. Pour créer une équipe à l’échelle de l’organisation :
- choisissez “ Joindre ou créer une équipe ” comme d’habitude ;
- optez pour la création d’une équipe à partir de zéro ;
- choisissez org-wide parmi le type d’équipes disponibles. Ce choix n’apparaît qu’aux administrateurs de locataires globaux.
Adhésion générée automatiquement
Lorsque vous créez une équipe à l’échelle de l’entreprise, Teams ajoute tous les administrateurs globaux en tant que propriétaires de l’équipe. Il ajoute ensuite tous les » utilisateurs actifs » en tant que membres. La théorie est que les comptes qui n’ont pas de licences Office 365 ou Teams sont exclus, tout comme les utilisateurs invités et, dans le passé, il était certainement vrai que certains comptes bizarres se retrouvaient dans des équipes. Ces comptes peuvent être sous licence, mais ils ne devraient pas vraiment figurer dans une équipe, mais aussi les comptes qui ont une licence Office 365, mais dont l’option Teams est désactivée. Bien que Microsoft ait maintenant corrigé les erreurs sous-jacentes qui provoquaient l’inclusion de ces comptes, c’est toujours une bonne pratique que de vérifier l’appartenance après la création de l’équipe et de supprimer tout compte qui n’y appartient pas. Pensez aussi à mettre à jour les paramètres de l’équipe pour empêcher les membres de poster dans le canal principal, d’ajouter des canaux ou même d’utiliser des mentions @team (car elles génèrent des notifications pour tous les membres de l’équipe). Les équipes sont indiquées par la présence de la balise org-wide. Sur une base continue, les employés quittent et rejoignent l’entreprise et les gens perdent ou gagnent des licences Teams. Lorsqu’une personne quitte l’entreprise et que son compte Office 365 est supprimé, tout comme son adhésion à l’équipe. Pour gérer les nouveaux arrivants et les personnes qui obtiennent ou perdent des licences Teams, un processus d’arrière-plan analyse les comptes du locataire périodiquement (probablement chaque semaine) et ajoute ou supprime l’utilisateur si nécessaire. Contrairement aux équipes normales, les membres ne peuvent pas choisir de quitter une telle équipe.
J’ai déjà une équipe à l’échelle de l’entreprise
Si vous avez déjà créé et utilisé une équipe composée uniquement d’employés sans bénéficier de la nouvelle fonctionnalité de Microsoft, un administrateur de locataire peut convertir l’équipe en une équipe à l’échelle de l’entreprise et bénéficier de la gestion automatique des membres. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :
- sélectionnez l’équipe que vous souhaitez convertir ;
- utilisez la fonctionnalité “ Editer l’équipe ” pour changer le paramètre de confidentialité en org-wide.
Lorsque vous enregistrez le paramètre, Teams met à jour l’adhésion avec tous les comptes valides. Tous les utilisateurs non inclus dans l’adhésion automatique restent en place, y compris les utilisateurs invités. Vous pouvez également modifier une équipe à l’échelle de l’entreprise pour en faire une équipe privée ou publique en utilisant la même approche, et, dans ce cas, l’adhésion existante reste en place, mais le rafraîchissement automatique de l’adhésion en arrière-plan est désactivé.
Alternatives
Les grands locataires qui ont plus de comptes que la limite maximale pour l’adhésion à l’équipe à l’échelle de l’entreprise peuvent envisager : utiliser des équipes dynamiques pour prendre en charge les discussions pour différentes parties de l’organisation.
