Lorsque le nombre d’immeubles à gérer et d’appartements est trop important, l’administration des copropriétés devient difficile. Entre les charges, la comptabilité et les locataires, cela peut vite prendre une tournure de gestion de grande entreprise. Pour faciliter cette gestion, de plus en plus de syndics utilisent un logiciel.
Pourquoi un logiciel de copropriété ?
Avantages de ce logiciel
Un logiciel de copropriété présente plusieurs avantages pour ses utilisateurs :
- L’automatisation des tâches : certaines tâches sont complexes, prennent du temps et sont répétitives. Avec un bon paramétrage, il suffit de quelques clics pour clôturer certains processus ;
- Evite les erreurs : un logiciel pour gérer un syndic de copropriété commence par une mise en place et un paramétrage optimisé. Si vous paramétrez bien toutes les fonctionnalités et les formules, vous ne ferez aucune erreur ;
- Des compte-rendus clairs : la tenue comptable, les notes, les rapports financiers, les budgets, les fournisseurs, les documents, les données bancaires et la gestion fiscale sont clairs, bien en évidence et peuvent être représentés par des graphiques. Ils s’agit là de fonctionnalités importantes pour les copropriétaires lors d’une assemblée, par exemple. Cela montre, entre autres, votre professionnalisme.
Les prix de vente
Tout est en fonction du logiciel. Certains sont à petit prix et proposent, de ce fait, des fonctionnalités basiques. Ils ne permettent ainsi qu’un utilisateur, car le logiciel sera acheté et installé sur un poste. Le prix peut varier de 300 à 500€. Certains logiciels sont plus sophistiqués, destinés surtout aux professionnels avec un parc de grande envergure. Ces logiciels sont plus souvent en Saas, c’est-à-dire sur le Cloud ou l’Internet, accessibles de n’importe où et destinés à plusieurs utilisateurs. Dans ce cas, le prix peut grimper considérablement.
Pour qui ?
Les utilisateurs sont bien entendu les syndics de copropriété. Ces derniers peuvent être des professionnels ou encore des bénévoles. Il existe divers types de solutions en termes de logiciel. Il appartient ainsi à chaque syndic de trouver ce qui convient le mieux à sa gestion.
Les fonctionnalités d’un logiciel de copropriété
Pour qu’un logiciel de syndic de copropriété puisse être rentable pour les acquéreurs, il faut que les fonctionnalités soient complètes. Comme toujours, chaque logiciel est différent selon le prix et la qualité. Cependant, dans le fond, ils proposent toujours les basiques. D’autres proposent des fonctionnalités plus poussées comme la gestion :
- Des immeubles pour les diagnostics, les assurances et la répartition des charges ;
- Des copropriétaires pour entrer les infos personnelles, les encaissements et autres comptes ;
- Des assemblées pour la présence, la prise de note, les convocations et autres ;
- Des travaux pour gérer les charges en travaux, les fournisseurs, les budgets, les travaux à faire et effectués, ainsi de suite ;
- Des employés pour les contrats, les absences, les salaires et autres charges ;
- Et comptabilité pour les journaux, le rapprochement bancaire, les opérations diverses, etc.
Comment faire le choix parmi ces outils ?
Il existe plusieurs sortes de logiciels de copropriété. Comme énoncé plus haut, les fonctionnalités sont différentes, ainsi que le nombre d’utilisateurs, le prix, mais aussi l’intuitivité. Pour le choix, vous devez faire un comparatif avec vos propres critères. En voici quelques-uns :
Les fonctionnalités
C’est le premier critère à analyser. Si vous achetez un logiciel de copropriété, il faut que toutes les actions que vous avez faites auparavant soient incluses dedans. Ce n’est pas la peine si vous devez encore tenir des comptes sur un autre outil sur votre ordinateur ou dans un cahier. Pour vous aider, vous pouvez demander une démonstration directement auprès du fournisseur de logiciel. Plus vous avez de fonctionnalités, plus vous aurez la possibilité de les exploiter.
L’expérience utilisateur
Un logiciel qui fait tout, c’est bien, mais il faut aussi un logiciel facile à utiliser et intuitif. Évitez donc les logiciels, dont le paramétrage est difficile et réservé à des personnes particulières. Il faut qu’en une seule formation, vous puissiez maîtriser l’outil. Par la même occasion, le logiciel devrait vous offrir des possibilités de personnalisation comme les rapports, les graphiques et autres données à combiner.
L’accessibilité et la mise à jour
La loi sur la copropriété et l’immobilier peut évoluer. Ainsi, le logiciel doit avoir une mise à jour automatique. Donc, c’est mieux d’avoir une application plutôt qu’un logiciel à installer. Ainsi, l’accessibilité est plus facile et plus rapide.
