La qualité d’un accueil téléphonique, est garante de la réussite d’une activité professionnelle peu importe le secteur d’activité. Avoir un standard externalisé bien organisé, à l’écoute et qualitatif permet de soigner son image auprès de sa cible. Cependant, quels sont ses réels atouts au quotidien ?
La permanence téléphonique : qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’une prestation de gestion du secrétariat d’une société, offerte par un prestataire professionnel dans le domaine. Cela vous permettra de toujours vous rapprocher de vos clients. Elle repose surtout sur l’externalisation de la gestion des appels entrants et la remise de données exactes et nécessaires aux appelants. Via une permanence téléphonique ou un standard externalisé donc, l’entreprise peut rester joignable à tout instant. De plus, les prestations offertes par les centres d’appel savent s’adapter à chaque milieu professionnel :
- professions libérales ;
- médecins et établissements de santé ;
- entreprises ou artisans.
Les appels sont traités en fonction d’un briefing complet précis reçu de la part du professionnel en question.
Gain de temps grâce à la permanence
Plus concrètement, la permanence téléphonique permet de se charger de l’accueil téléphonique d’une entreprise. Elle va ainsi donner des indications et des renseignements aux appelants en ce qui concerne l’entreprise et ses produits. Elle va identifier les motifs de chaque appel et va transférer les messages importants. L’accueil téléphonique à distance va aussi gérer les agendas professionnels afin de simplifier les rendez-vous et pour mieux organiser les réunions.
Les bénéfices de la permanence téléphonique
Un accueil par téléphone à taille humaine
Afin de rester dans le sillage de la concurrence, une entreprise doit rester active et doit être accessible pour :
- la prise de rendez-vous ;
- la réception des appels ;
- la prise des messages.
Cela permet d’assister les clients dans leur demande, leur achat ou leur réclamation. Cette permanence peut être donnée à un secrétaire physique ou une entreprise spécifique. Cette option offre la possibilité d’avoir une meilleure relation client. D’ailleurs la réception est toujours parfaite sans soucis de réseau.
Des tarifs souples
La majorité des entreprises qui sont spécialisées dans le standard externalisé offrent des forfaits avec une tarification changeant des besoins à un autre. Dépendamment des prestations sélectionnées, il est donc faisable d’engager un prestataire à distance, pendant quelques jours ou quelques heures par semaine, à vous de définir vos besoins. De plus, vous savez que la permanence coûte moins cher que le fait d’embaucher un standardiste à plein temps.
Des bureaux optimisés
Le fait de ne pas avoir un salarié dédié au secrétariat vous permettra de faire des économies en fonction des solutions trouvées pour l’externalisation de vos appels. Vous enlèverez ainsi la gestion du personnel et les frais d’embauche. De plus vous n’aurez plus à subir des soucis techniques garantissant la bonne marche ou non du réseau. Toutes ces missions administratives et techniques sont ainsi gérées par des professionnels sur une plage d’horaire établie à l’avance. Enfin, vous n’aurez plus à avoir une place spéciale dans votre local pour le standard téléphonique ! Vous donnerez à votre espace une nouvelle fonction.
