Depuis janvier 2020, toutes les entreprises, privées ou publiques, assujetties aux TVA et établies en Europe, sont tenues d’opter pour la facturation digitale. Dorénavant, toutes les factures doivent être envoyées en format électronique dans les échanges interentreprises. C’est une démarche ayant pour objectif d’augmenter la compétitivité des entreprises et qui consiste à lutter contre toute tentative de fraude. Découvrez ici les essentiels pour mieux comprendre le fonctionnement et faciliter la mise en place de cette facturation digitale.
Qu’est-ce que la facturation digitale ?
Définition
Appelée aussi dématérialisation des factures, la facturation digitale est un nouveau concept ayant apparu récemment dans les entreprises. Elle consiste à créer, à transmettre et à recevoir des factures sous un format électronique. L’utilisation du logiciel Yooz s’avère être une solution efficace permettant de faciliter la mise en place de cette facturation digitale.
Principe de fonctionnement de la facturation digitale
La facturation digitale est conçue pour remplacer toute ou une partie du processus d’échanges de factures papier dans une entreprise. Cela signifie que les factures reçues ou envoyées sont traitées de manière automatisée et informatisée quelles que soient leurs formes (origines) :
- en format électronique ;
- en fichiers structurés ou non structurés ;
- écrites sur papier, puis numérisées.
Dans le processus de facturation digitale, la facture est envoyée par mail ou via la messagerie (Skype, WhatsApp, …) sous forme d’un fichier Word ou un format PDF. Pour lire cette facture, le destinataire doit ouvrir sa boîte de messagerie et télécharger la pièce jointe.
Les différents types de factures utilisées en facturation digitale
Au sein d’une entreprise, chaque employé doit savoir distinguer les différentes factures qui y circulent et leur valeur légale :
La facture électronique
Une facture électronique est une facture créée et transmise en format électronique et sera reçue par le destinataire sous le même format. La conception d’une facture électronique suit des étapes totalement digitalisées du processus de facturation. Ainsi, la création, le traitement, l’archivage ou le stockage et l’envoi de la facture sont entièrement dématérialisés. Par ailleurs, elle dispose d’une valeur légale par l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité de son contenu et la lisibilité du document.
La facture numérisée
Une facture numérisée est une facture papier scannée ou saisie sur un support informatique pour être envoyée ou stockée au format numérique. Elle ne possède aucune valeur légale et exige toujours la présentation de la facture papier lors d’une vérification, car la numérisation s’effectue :
- à l’aide d’un scan,
- par reconnaissance de caractère (OCR) ;
- par la lecture automatique de document (LAD).
Les informations à préciser dans la facture lors d’un processus de facturation digitale
En appliquant la facturation digitale dans l’entreprise, l’établissement de la facture électronique doit être conforme au Code Général des Impôts (CGI). Les réglementations en vigueur soulignent l’importance des informations qui y sont citées. Elles doivent être les mêmes que celles fournies dans la facture papier avec les mentions obligatoires ci-après :
- la date d’émission de facture et du bon de commande avec leur numéro ;
- la date de la réalisation de la prestation de services (ou de la vente);
- l’identité de tous les acteurs (vendeur, acheteur ou prestataire) avec leur numéro individuel d’identification à la TVA ;
- la désignation du produit vendu ou des services dus ;
- le montant total à payer (HT et TTC), etc.
Les avantages de la facturation digitale
La facturation digitale est une pratique très avantageuse pour une entreprise, car elle permet :
- d’optimiser les échanges d’informations en interne et avec d’autres entreprises ;
- d’alléger les coûts des processus de facturation en évitant les erreurs ;
- de respecter les délais de paiement et limiter les retards ;
- de réduire l’encaissement des factures et le temps de livraison ;
- d’automatiser les processus de facturation (réception et envoi) ainsi que l’intégration de factures avec l’ERP ;
- d’opter pour une pratique écoresponsable (suppression du papier).
