Vous travaillez dans un centre de formation et cherchez à améliorer vos compétences organisationnelles en tant qu’assistant administratif. Il est incroyablement difficile, voire impossible, de s’épanouir dans le chaos. Si vous voulez mettre toutes les chances de votre côté pour améliorer la gestion de votre centre de formation, vous devez utiliser tous les moyens mis à votre disposition. Voici quelques clés qui vous montreront comment améliorer vos compétences organisationnelles.
Apprenez à gérer votre temps
Commencez à vous considérer comme le maître de votre propre temps. Bien sûr, vous serez parfois entraîné dans des directions différentes mais commencer à vous organiser en prenant le contrôle de votre temps vous permettra de faire face à ces moments de turbulences avec plus d’intention et d’intelligence. Vous commencerez à considérer les interruptions comme une gêne mineure plutôt que comme quelque chose qui façonne votre journée. Certains travaillent mieux tôt le matin, tandis que d’autres travaillent mieux le soir. C’est à ce moment que vous devez planifier votre travail le plus exigeant et le plus stimulant. Bien entendu, si votre activité implique de rencontrer d’autres membres ou chefs d’équipe, vous devez vous coordonner .
Planifiez et anticipez
En réfléchissant aussi loin que possible et en élaborant un plan d’attaque réfléchi, vous pourrez mieux vous organiser chaque jour. Alors, soyez proactif ! Les personnes désorganisées prennent le travail une tâche à la fois, en arrivant préparées seulement à affronter ce qui se présente ce jour-là. Cependant, cela signifie que vous réagissez à une situation plutôt que de vous y préparer. Quand on travaille dans un centre de formations, on ne peut pas se permettre de mal gérer son planning ou sa gestion administrative. Il existe aujourd’hui des solutions qui peuvent vous être d’une grande utilité. L’agence AXESS propose un logiciel de gestion pour organisme de formation qui vous permet de gérer sereinement votre activité quotidienne. Cette solution vous offre une couverture fonctionnelle complète et dispose d’un tableau de bord simple, complet et intuitif qui vous permet de piloter efficacement vos différentes tâches administratives. Vous pouvez gérer vos documents administratifs en quelques clics ou de manière automatisée. Renseignez-vous sur leur site internet axess.fr pour en savoir plus sur leur solution pour les centres de formations (connaissez-vous la plateforme Pix ?).
Soyez maître de votre lieu de travail
Bien que vous puissiez considérer l’allocation des ressources comme un simple sujet de préoccupation pour quelqu’un d’autre dans votre entreprise, adopter les principes de ce concept pour votre propre lieu de travail peut en fait vous faire gagner du temps et vous éviter des maux de tête. Par exemple, le fait de veiller à ce que votre lieu de travail soit propre et facile à naviguer peut faire de vous un meilleur assistant. Aménagez votre centre de formation pour une efficacité maximale. Vous pouvez réduire au minimum le temps et les efforts nécessaires à la réalisation des tâches. Même en plaçant la photocopieuse à côté de l’endroit où vous rangez vos fournitures papier, vous pouvez économiser quelques pas et quelques déplacements qui, au final, augmentent votre productivité. Les compétences organisationnelles des assistants administratifs sont essentielles au succès de toute entreprise ou de tout service.
C’est une bonne idée d’établir un système de classement. Même si la plupart des dossiers seront numériques, vous devez savoir où est stocké tout ce dont vous avez besoin. La recherche de dossiers perdus prendra autant de temps que la recherche d’objets égarés. Vous devez vous assurer que tous vos dossiers se trouvent au bon endroit et sont correctement nommés. Vous devez disposer d’un document de référence de tous vos dossiers et de l’emplacement de ces dossiers.
Pensez à un hébergement cloud pour le stockage et le classement de vos données ,vous gagnerez un temps précieux ! Là encore, une agence comme AXESS peut vous aider.
