La numérisation consiste à convertir les versions papier des documents en images numériques pouvant être reconnaissables par différentes sortes d’applications informatiques. En sachant bien organiser vos documents numérisés, vous pouvez gagner beaucoup de temps dans le traitement de vos dossiers. En plus de cela, vous pouvez même passer à l’automatisation de la gestion de votre comptabilité. Découvrez comment faire pour être plus efficace avec la numérisation de vos documents comptables.
Numérisation de vos pièces comptables : le choix de vos collaborateurs est très important
Le choix de la personne qui va se charger de la numérisation de documents comptables n’est pas une sélection neutre. En fonction de qui il s’agit, un assistant administratif, un expert de haut niveau ou un collaborateur au sein de votre entreprise, le coût sera différent. En effet, le taux horaire d’un chef de mission ou d’un responsable de dossier est bien plus élevé par rapport à celui d’un assistant en administration.
Numérisez vos documents comptables en passant par un service dédié
Vous avez la possibilité de confier la numérisation de l’ensemble de vos pièces comptables à un service dédié unique. Cela présente en effet de nombreux avantages. En plus du fait que le coût salarial est plus faible, grâce à ce choix d’organisation, vous pouvez investir dans un matériel beaucoup plus rapide, de meilleure qualité et donc plus performant. Outre cela, votre personnel administratif peut aussi procéder aux différentes vérifications constantes et spécifiques afin de juger la qualité de chaque image scannée. Le seul bémol avec cette organisation est sans aucun doute l’accès à certains documents à caractère confidentiel. Chaque collaborateur n’a pas la possibilité de scanner des documents uniques sur demande.
Confiez la numérisation de vos pièces à vos collaborateurs
Cette méthode est moins rentable que la précédente. En effet, cette solution requiert une obligation d’investissement dans un certain nombre d’appareils de scan. Ces scanners sont plus petits et de qualité moins bonne que ceux des professionnels en la matière. Au sein de votre entreprise, chacun de vos collaborateurs peut scanner les documents comptables tout en conservant la maîtrise. L’inconvénient avec cette alternative est le fait qu’elle coûte plus cher. Il faut penser à acheter des outils et à payer le taux horaire de vos salariés chargés de scanner vos documents comptables.
Externalisez la numérisation de vos documents
Cette possibilité de numérisation de documents peut avoir deux formes :
- la numérisation par le client ;
- la numérisation effectuée par une société spécialisée.
Oui, en effet, certains clients s’engagent à le faire. Ils se chargent de la numérisation de leurs documents en prenant par exemple en photo leurs tickets de caisse. D’autres la confient à leur expert-comptable.
Si vous ne souhaitez pas vous occuper de la numérisation de vos pièces en interne, vous pouvez faire appel à des entreprises spécialisées. Vous pouvez aussi faire appel à des indépendants qui ont été formés pour se charger aussi bien de la numérisation que du classement et de l’archivage. Toutefois, il est important de vérifier que les procédures que vous mettez en œuvre soient conformes à l’article L 102 B du Livre des procédures fiscales.
