Une autre option de réunion
Une notification du centre de messages publiée récemment évoque l’introduction de l’enregistrement automatique des réunions Teams. Ce sujet a fait surface lorsque il a été rapporté que « Le service de vidéoconférence enregistrera bientôt automatiquement toutes les réunions Microsoft Teams au début d’un appel pour la première fois, ajoutant une fonction qui a été étrangement absente. »
Comme rapporté, l’implication était que les administrateurs de locataires pourraient activer l’enregistrement automatique des réunions au début de chaque appel, ce qui a créé beaucoup de réactions négatives de la part de ceux qui s’inquiétaient de la perspective que chaque réunion Teams soit enregistrée, notamment en raison du défi que représente la gestion d’autant de fichiers d’enregistrement dans OneDrive for Business.
Microsoft n’a rien fait pour atténuer la couverture médiatique ou dire ce qui va réellement se passer jusqu’à maintenant.
En réalité, l’enregistrement automatique d’une réunion est une nouvelle option de réunion, tout comme les options qui contrôlent si les plateformes de réunion peuvent allumer leurs caméras ou discuter pendant la réunion. L’organisateur de la réunion doit définir l’option pour chaque réunion. Ce n’est pas quelque chose qui sera par défaut pour chaque réunion.
En effet, la nouvelle option préconfigure une action qu’un organisateur de réunion peut prendre aujourd’hui après avoir rejoint sa réunion. Elle permet simplement de s’assurer que l’organisateur n’oublie pas de démarrer l’enregistrement pour les réunions importantes. Cette dernière apparaîtra dans les options de réunion à la fin juin pour se terminer à la fin juillet.
Evidemment, la politique de réunion attribuée aux utilisateurs doit leur permettre d’utiliser l’enregistrement dans le cloud avant qu’ils puissent lancer l’enregistrement manuel ou automatique. En outre, le locataire doit avoir basculé le stockage des enregistrements de Stream à OneDrive for Business (ODSP), un processus qui est en passe d’être achevé. L’option n’est pas disponible pour les utilisateurs disposant de licences Office 365 A1.
Définir l’option d’enregistrement automatique d’une réunion Teams
Il n’y a aucun moyen de configurer une politique pour définir l’enregistrement automatique pour chaque réunion. Il pourrait y avoir un moyen de le faire de manière programmatique en utilisant l’API graphique, mais je ne trouve pas d’appel approprié (l’appel de mise à jour de la réunion ne permet pas d’accéder aux options de la réunion). Pour l’instant, si vous voulez que l’enregistrement automatique se produise, vous devrez sélectionner les options de la réunion et activer la case à cocher.
Enregistrer la réunion Teams
Lorsqu’une réunion dont l’enregistrement automatique est paramétré démarre, un court délai se produit entre le début de la réunion par l’organisateur (ou le premier utilisateur détenant le rôle de présentateur depuis le locataire d’origine) et le début de l’enregistrement. Cela permet au robot d’enregistrement de rejoindre la réunion.
Comme c’est la norme pour l’enregistrement des réunions personnelles stockées dans OneDrive for Business, Teams crée le fichier d’enregistrement dans le compte OneDrive for Business de la personne qui démarre l’enregistrement. L’enregistrement automatique étant activé, si une personne autre que l’organisateur démarre la réunion, l’enregistrement se trouve dans son compte OneDrive for Business plutôt que dans celui de l’organisateur. Toutefois, l’organisateur dispose d’un accès de modification à l’enregistrement, tandis que les autres personnes du locataire invitées à la réunion ont un accès de lecture. Évidemment, les organisateurs doivent s’assurer de joindre leurs réunions en premier s’ils veulent avoir un contrôle total sur le fichier d’enregistrement.
Les enregistrements des réunions du canal sont stockés dans le dossier Enregistrements du canal dans la bibliothèque de documents du site de l’équipe. Toute personne de l’équipe a accès à l’enregistrement. Tout fonctionne comme prévu lorsque l’enregistrement automatique est activé pour une réunion de canal, sauf si la première personne à rejoindre la réunion n’est pas un membre de l’équipe. Dans ce cas, Teams enregistre la réunion mais ne peut pas publier l’enregistrement sur SharePoint. En revanche, l’enregistrement est disponible dans le chat de la réunion et peut être téléchargé sur SharePoint par un membre de l’équipe.
Valeur de la nouvelle option
Permettre aux organisateurs de configurer l’enregistrement des réunions à l’avance est une bonne chose. Je me suis déjà retrouvé dans la situation où j’ai omis d’enregistrer une réunion que j’aurais dû et j’ai regretté l’absence d’enregistrement par la suite. La question de savoir si je me souviendrai de mettre à jour les options de réunion avant les réunions importantes à l’avenir est entièrement discutable, mais au moins, je peux maintenant le faire.
