Un nouveau titre pour la notification, mais une réelle valeur dans la mise à jour
Qu’est-ce que cela signifie : « Archivage automatique en ligne d’Exchange – Archivage automatique des éléments de boîtes aux lettres dans les dossiers Purges, Versions et Retenues de découverte » ? C’est exactement ce que j’ai pensé en lisant la notification du centre de messages MC288630 (1er octobre). C’est un exemple classique de la façon dont une mauvaise rédaction peut masquer la valeur d’un message. Voici ce qui se passe.
La structure Recoverable Items est composée de plusieurs sous-dossiers, chacun ayant une tâche distincte. Un ensemble de sous-dossiers au sein de Recoverable Items est utilisé pour le traitement de la rétention :
Purges : stock les éléments supprimés du dossier Suppressions.
Versions : stock les versions originales des éléments édités.
Discovery Holds : Contient les éléments supprimés définitivement.
Substrate Holds : Contient les versions originales des éléments gérés par le substrat Microsoft 365 (par exemple, les éléments de conformité pour les messages Teams).
Si une boîte aux lettres n’entre pas dans le cadre d’un litige ou d’une retenue en place (rétention), vous ne verrez pas d’éléments dans ces dossiers. Vous verrez des éléments dans le dossier Suppressions parce que c’est là que les éléments retirés du dossier Éléments supprimés vont jusqu’à ce qu’Exchange Online les supprime définitivement. Les éléments restent dans le dossier Suppressions pendant la période de conservation des éléments supprimés définie pour une boîte aux lettres (généralement 14 jours mais pouvant être modifiée jusqu’à un maximum de 30 jours). Pendant cette période, les utilisateurs peuvent récupérer les éléments des suppressions à l’aide de l’option Récupérer les éléments supprimés d’Outlook. Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces dossiers, consultez cet article de Microsoft.
Encombrement des éléments récupérables
L’intérêt des politiques de rétention est de conserver les informations aussi longtemps qu’elles sont nécessaires. Bien que Microsoft alloue un quota de stockage de 100 Go pour stocker les données dans Recoverable Items lorsqu’une boîte aux lettres est soumise à la rétention, il n’est pas rare de constater que certaines boîtes aux lettres accumulent rapidement des informations et occupent le quota. Le changement décrit dans le document MC288630 et déployé à la mi-octobre vise à tirer parti des boîtes aux lettres d’archives en déplaçant les informations des sous-dossiers Purges, Versions et DiscoveryHolds vers la boîte aux lettres d’archives un jour après leur génération.
En fait, il s’agit du même traitement que celui qui se produirait si vous étiez en mesure d’attribuer à ces dossiers une balise de rétention Exchange de 1 jour de déplacement vers les archives. L’assistant de dossiers gérés examine le contenu des dossiers lorsqu’il traite une boîte aux lettres et, si la boîte aux lettres a une archive, applique la règle de déplacement vers l’archive d’un jour. Le même traitement se produit pour les archives normales et les archives à expansion automatique.
L’effet net est que l’espace occupé par les éléments de ces dossiers dans les boîtes aux lettres primaires est réduit de façon spectaculaire et les administrateurs n’auront pas à intervenir aussi souvent que cela se produit actuellement pour supprimer les données des éléments récupérables. Les éléments déplacés dans l’archive restent indexés et découvrables et ont la même valeur pour le traitement de la conservation.
Ignorer les politiques existantes
MC288630 dit que « les politiques d’archivage existantes créées par les clients pour ces dossiers seront ignorées » une fois que le changement sera effectif. En d’autres termes, si vous disposez d’une politique de conservation Exchange avec une balise de dossier pour le dossier Recoverable Items qui prend une autre action (par exemple, pour le déplacement vers l’archive après 90 jours), l’assistant de gestion des dossiers ignorera désormais la balise de dossier lorsqu’il traitera les sous-dossiers Purges, Versions et Discovery Holds. Cependant, le tag de dossier (ou un tag de déplacement vers les archives par défaut) s’appliquera aux éléments du sous-dossier Suppressions.
Les utilisateurs resteront béatement inconscients de ce changement. Ils ne peuvent pas accéder aux trois sous-dossiers dans les boîtes aux lettres primaires ou d’archive. Il s’agit simplement de déplacer les données vers un nouvel emplacement pour rendre plus efficace le fonctionnement global de la structure des éléments récupérables dans les boîtes aux lettres primaires. C’est un bon changement.
Tant de changements, tout le temps. C’est un défi de rester au courant de toutes les mises à jour que Microsoft effectue à travers Office 365.
