Si certaines entreprises ne reconnaissent pas les avantages de la dématérialisation des factures, c’est parce qu’elles ne comprennent pas encore totalement ou partiellement son fonctionnement. En fait, il s’agit d’une alternative innovante en matière de gestion et d’organisation. Découvrez alors ci-dessous les points essentiels sur la dématérialisation de ces pièces justificatives essentielles.
Généralités sur la dématérialisation des factures
Elle se traduit par le changement de la version papier d’une facture en une version numérique. Elle est réalisable tant pour les factures fournisseurs, mais aussi pour les factures clients. Celles-ci peuvent ainsi être qualifiées de factures électroniques, lorsqu’elles ne sont plus matérialisées à travers du papier. Il faut savoir que le succès de cette dématérialisation provient de la grande évolution de la technologie actuelle. Elle prend part dans la digitalisation des entreprises, en contribuant :
- à la simplification ;
- l’accélération ;
- l’automatisation ;
des tâches de leurs collaborateurs ainsi que de leurs procédés de travail. La distinction stricte des documents des sociétés permet de reconnaitre d’une part les factures fournisseurs et d’autre part les factures clients. Si l’arrivée des premières se fait par courriers, courriels et échanges sécurisés, l’édition et l’envoi des secondes aux partenaires de commerce doivent être réalisés de façon diversifiée. Il est à noter que l’organisation de ces deux types de factures se fait selon une suite logique de phases spécifiques. Ce qui inclut l’intervention des collaborateurs, l’expédition du document ainsi que l’acquittement de la créance.
Il faut souligner que ceux-ci contribuent tous au ralentissement du mécanisme. Pour y remédier, la dématérialisation de factures clients et de factures fournisseurs vient en force pour permettre l’automatisation et l’accélération des différents traitements. Pour ce faire, elle définira de nouveaux flux de travail et les dispensera du format papier.
Avantages de la dématérialisation des factures
Elle est avant tout avantageuse pour son côté économique. Il faut savoir que le traitement d’une facture sur papier peut engager des dépenses non négligeables. En effet, le paiement des consommables se trouve à la charge de l’entreprise fournisseur. Ce qui inclut le prix :
- du papier ;
- de l’encre ;
- de l’enveloppe ;
- de l’affranchissement.
Il est à noter que recevoir des factures, les indexer, les vérifier, puis les payer et les archiver, constituent tous des travaux à valeur ajoutée moindre. Ils ne font que surcharger les salariés, ce qui les empêche alors de se concentrer sur l’essentiel de leur travail.
La dématérialisation des factures est ensuite avantageuse, puisqu’elle permet un gain en productivité ainsi que l’accélération des échanges. Elle épargne des pertes de temps dans le traitement des factures sur papier et amoindrit les cas de retard de paiement. Dématérialiser des factures revient à la simplification des activités des collaborateurs. Cela favorise ainsi leur rapidité de travail ainsi que l’amélioration de la transparence dans le processus. Comme les salariés peuvent désormais se centrer sur des tâches à valeur ajoutée élevée, ils peuvent multiplier la productivité de leurs entreprises. Les factures électroniques permettent surtout d’éviter le ralentissement de vos échanges. Elle est enfin avantageuse pour ses absences de risques d’erreurs et pour l’amélioration de votre relation commerciale. Comme la dématérialisation des factures peut permettre la réduction de votre taux d’erreurs, elle peut également amoindrir le nombre de vos litiges ainsi que l’allègement de vos contrôles. De plus, l’automatisation de la saisie permet aussi la sécurisation du contenu des documents.
