Souhaitez-vous dématérialiser vos documents ? Il vous est conseillé de choisir une solution de coffre-fort numérique. Voici les informations clé que vous devez savoir avant d’adopter pour cette solution de dématérialisation.
Coffre-fort numérique : à quoi sert-il ?
Il s’agit d’un espace numérique qui vous permet de conserver vos documents importants, de manière durable, confidentielle et sécurisée. Cette solution offre la possibilité de mettre en place un système d’archivage probatoire où les documents peuvent en même temps être conservés et présentés en cas de contrôle ou de contestation.
Comment fonctionne-t-il ?
Un coffre-fort numérique comme celui de Seedbox.fr est un composant ayant un processus de conservation qui se réalise en deux étapes :
- la première consiste à sceller les documents ;
- la seconde vise à les archiver.
Une fois vos documents déposés dans ce type de coffre, un scellement numérique est alors lancé afin de garantir l’intégrité. Voici les opérations :
- authentification de l’auteur du dépôt par une signature électronique ;
- certification de la date de dépôt par un horodatage ;
- calcul d’empreinte numérique afin d’assurer la non-modification des documents.
Une fois les documents archivés, des vérifications systématiques, que ce soit d’intégrité, de gestion des action et des utilisateurs, ou de traçabilité sont ensuite réalisées. Pour accéder à vos données stockées, vous devez tout simplement vous connecter depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone. Renseignez-y votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour pouvoir y accéder.
Top 3 des avantages de l’utilisation d’un coffre-fort numérique en entreprise
Voici ce dont vous pouvez bénéficier de l’utilisation d’un coffre-fort numérique :
C’est une solution qui répond aux obligation légales
En adoptant un coffre-fort numérique, vous êtes conforme à la loi. Ce dispositif vous permet de mettre à disposition de vos collaborateurs leurs bulletins de salaire sous forme électronique. Disponible à vie, il peut garantir la conservation sécurisée et confidentielle de ces documents durant une cinquantaine d’années.
Il optimise la gestion des ressources humaines
Grâce à l’utilisation d’un coffre-fort numérique au sein de votre entreprise, vous n’avez plus à faire le tour des services chaque fin de mois pour la distribution des bulletins de salaire. Seuls quelques clics suffisent pour les mettre dans le coffre-fort numérique. Chaque employé dispose d’un mot de passe pour accéder à ses bulletins de salaire où qu’il soit et quand il le souhaite.
C’est un point positif pour l’image de votre entreprise
L’utilisation d’un coffre-fort numérique – à lire : la boîte aux lettres numérique Digiposte ! – peut aussi valoriser l’image de marque de votre entreprise. Cela montre, en effet, que vous vous souciez aussi de vos collaborateurs en leur simplifiant l’accès aux documents dont ils ont besoin. Vous leur offrez un espace de stockage gratuit où ils pourront centraliser leurs documents, qu’ils soient personnels ou professionnels. L’ensemble de leurs documents seront ainsi consultables sur une même interface. En plus de cela, l’adoption de ce type de coffre-fort montre aussi que vous avez une entreprise moderne.
