Gérer une entreprise n’est pas chose facile. Outre les activités principales, il vous faudra également gérer les activités secondaires, notamment les achats de consommables et les services d’entretien. Et tout cela nécessite des coûts supplémentaires qui impacteront énormément vos dépenses totales. Comment gérer ses dépenses en matière de consommables ?
Passer par un grossiste pour réduire les dépenses
On ne le réalise pas toujours, mais les dépenses en matière de consommables pour l’informatique, la bureautique ou encore l’archivage ne sont pas minimes pour une entreprise. En moyenne, elles représentent 3 % du chiffre d’affaires. Ce sont toutefois des dépenses utiles et nécessaires, au moins une fois dans l’année, qu’on ne peut négliger. Qu’il s’agisse d’une grande ou d’une petite entreprise, ce chiffre est significatif. L’idée sera donc de réduire au maximum le coût des frais généraux pour que l’entreprise soit rentable. Pour cela, de nombreuses solutions s’offrent à vous. Parmi elles, la limitation du nombre de fournisseurs. Approvisionnez-vous auprès de deux ou trois fournisseurs uniquement. Vous pourrez éventuellement obtenir des ristournes ou négocier plus aisément les prix. Vous pourriez par exemple vous tourner vers un grossiste en papeterie, en encre ou tout autre type de consommable.
Le premier avantage de s’approvisionner auprès d’un spécialiste de la vente en gros est indéniablement l’économie. D’abord parce qu’il n’y aura pas d’intermédiaire entre vous, ce qui réduira considérablement les prix. En passant de grosses commandes, vous pourrez bénéficier d’une réduction de tarif. Par ailleurs, vous pourrez passer commandant en ligne, ce qui vous évitera de faire des déplacements supplémentaires. En quelques clics, vous obtiendrez tous les produits dont vous aurez besoin et à moindre coût. De plus, vous ne risquez pas d’avoir de mauvaises surprises en termes de qualité puisque vous aurez affaire aux mêmes fournisseurs. En vous fidélisant, vous pourrez même obtenir davantage de privilèges comme la livraison gratuite.
Limiter les dépenses en consommables informatiques et bureautiques
Les consommables informatique et bureautique seront certainement les dépenses les plus fréquentes au sein d’une entreprise. En moyenne, une entreprise dépense annuellement 230 € par personne en fournitures de bureau, dont 17 % sont des consommables informatiques. Pour que l’entreprise soit rentable, il est important de limiter au maximum ces dépenses. Bloc-notes, stylos, papier, encre… comment rogner les coûts ?
Commencez par vous attaquer au parc d’impression. Au lieu des imprimantes individuelles, préférez l’imprimante à usage collectif. Ceci vous permettra d’éviter les achats inutiles et de réduire les dépenses en encre et toner. Vérifiez également que la machine est encore en bon état de marche. Un appareil vétuste pourrait être sujet à des dysfonctionnements et pourrait donc générer davantage de consommation et de dépenses. Au lieu de garder une vieille imprimante, il est peut-être temps de la remplacer par une plus récente et plus performante. Il s’agit d’un investissement important, mais qui sera toutefois rentabilisé sur le long terme. Pour éviter de consommer trop de papiers, n’imprimez que les documents importants et si possible, utilisez et le recto et le verso de la feuille. De même pour les photocopies. Encouragez vos employés à éviter les gaspillages inutiles que ce soit pour les consommables informatiques ou bureautique.
Les produits d’entretien, une dépense à ne pas négliger
Des bureaux propres reflètent clairement l’image d’une société. Il s’agit donc d’un élément indispensable qu’il ne faut pas négliger. Papier toilette, savon, lingettes désinfectantes, désodorisants… sont autant de produits dans lesquels il faudra investir. Avec le contexte sanitaire actuel, il ne faudra pas oublier le gel hydroalcoolique et autres produits d’entretien. Bien que ces fournitures soient indispensables, elles n’en sont pas moins coûteuses. Pour limiter les dépenses, il est conseillé de faire appel à une entreprise de nettoyage. Certaines entreprises incluent en effet dans leurs prestations la fourniture de ces dits produits.
Le coût moyen d’un service de nettoyage varie entre 20 et 60 € de l’heure. Tout dépendra des conditions et des résultats attendus. Un contrat annuel sera avantageux au même titre qu’un grossiste unique pour l’approvisionnement en consommables. Comptez ainsi entre 20 et 45 € pour le nettoyage d’un bureau ou d’un immeuble. Seront également pris en compte les meubles à nettoyer, que ce soit des vitres, le sol, la moquette ou tout le matériel mobilier. Le tarif est cependant susceptible de majoration dans le cas de services particuliers. Vous devrez ainsi dépenser plus si vous souhaitez des services de nettoyage pendant la nuit, les jours fériés ou autres événements particuliers qui n’entrent pas dans les jours ouvrables convenus avec le prestataire.
Le classement et l’archivage
Cela pourrait paraître anodin pour certains, mais l’archivage de vos dossiers et documents constitue un travail important dans une entreprise. Le défaut d’archivage constitue d’ailleurs une infraction dans certains pays. Vu sa complexité, particulièrement si celui-ci n’est pas à jour, vous devez parfois recourir à des professionnels en archive. Mais si votre entreprise a le temps, vous pouvez l’organiser vous-même en interne. Pour cela, il suffira de prendre toutes les dispositions sur les ressources matérielles et humaines pour garantir un certain ordre. Dans certains cas, classeurs, chemises, tampons et étiquettes suffisent à classer les dossiers, mais dans d’autres cas, le classement peut s’avérer plus difficile.
La première chose que vous aurez à faire est de respecter une organisation méthodique pour réduire au maximum les dossiers à classer. Misez par exemple sur les couleurs et intercalaires. La règle d’or est qu’il ne faut pas garder tout et n’importe quel document. Chaque type de document a une durée de conservation. Si certains documents doivent être gardés en l’état, d’autres peuvent être dématérialisés. Vous pourrez ainsi les stocker dans des disques durs ou dans le cloud après les avoir scannés. Si vous ne vous sentez pas capable d’archiver vos documents tout seul, vous pouvez toujours confier la tâche à des prestataires et ainsi externaliser la gestion des archives. Comptez alors entre 0,10 à 0,50 € par page pour les documents et entre 0,40 à 1,50 € le méga-octet pour l’hébergement de fichiers électroniques. Quoi qu’il en soit, ne lésinez pas trop sur les dépenses. Un archivage mal réalisé pourrait vous coûter très cher.
