La note de frais est un justificatif qui recoupe une dépense faite par le dirigeant ou un salarié à titre personnel, dans le cadre de ses obligations professionnelles. Il s’agit en réalité d’une pièce qui permet de se faire rembourser par l’entreprise. Évidemment, cela n’est possible que si vous faites une dépense personnelle au profit de l’activité professionnelle, justifiable et proportionnelle au modèle économique.
Il n’est pas rare de voir encore dans certaines entreprises que la gestion des notes de frais se fait toujours de façon classique, par le biais d’une gestion manuelle sur Excel et d’échanges de justificatif papier. Pourtant, il existe de nombreuses façons d’optimiser la gestion des notes de frais au sein de l’entreprise. Ce sont des solutions modernes permettant ainsi de gagner du temps, de faciliter l’échange d’informations et de limiter les risques d’erreur, etc.
Notes de frais dans l’entreprise : optimisez leur gestion grâce à un logiciel
La note de frais est établie dans le but de se faire rembourser les frais par son employeur ; que ce soit au réel ou à un taux forfaitaire. Dès lors qu’ils sont étayés par un justificatif et qu’ils répondent au besoin de l’activité, tous les frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise sont susceptibles d’être remboursés par l’employeur. Il s’agit entre autres, des frais de déplacement, des frais de repas, des frais d’hébergement, de fournitures de bureau, etc. Les notes de frais peuvent être issues de frais professionnels multiples.
La technologie a permis aujourd’hui le développement de nombreux logiciels de traitement des notes de frais. Ces outils aident donc à automatiser l’ensemble de la gestion des notes de frais, de l’établissement de la note à son remboursement en comptabilité. Cependant, les logiciels de traitement des notes de frais aident à limiter l’intervention humaine en éliminant les tâches répétitives de saisie manuelle. Toutefois, il reste des tâches de vérification qui nécessitent toujours une intervention humaine. En somme, la plupart des logiciels permettent à l’employeur de configurer la politique de dépense de l’entreprise, pour veiller à son respect. En l’espèce, il est possible de paramétrer le blocage ou le plafonnement automatique des remboursements, ou de mettre en place un système d’alerte.
Gestion des notes de frais : optez pour l’externalisation
En dehors de l’utilisation des logiciels de gestion des notes de frais, il est également possible d’externaliser la gestion des notes de frais en ayant recours à un cabinet spécialisé. Dans le cas d’espèce, le salarié saisit sa note de frais dans les conditions habituelles, puis l’envoie à la plateforme externalisée. Cette dernière se charge alors de son scannage ou du classement de la note de frais, de son contrôle, et ainsi que de la préparation du paiement. Cependant, il revient au service comptable de l’entreprise de valider le paiement et procéder au remboursement du salarié. Avec cette option, notez que toutes les étapes antérieures sont sous-traitées.
Toutefois, retenez que cette formule présente bien évidemment un coût non négligeable, bien supérieur à celui d’un logiciel de traitement des notes de frais. Par contre, elle a la particularité d’éliminer définitivement les tâches manuelles qui subsistent.
