Les processus relatifs à la gestion des ressources humaines sont souvent classés chronophages et fastidieux. Afin de fluidifier et de rationaliser les échanges, les professionnels optent pour la dématérialisation. C’est dans ce contexte que Primobox entre en jeu. Faites plus ample connaissance avec ce concept dans cet article afin de vous convaincre de l’adopter pour votre entreprise.
Qu’est-ce que Primobox au juste ?
Cela fait une dizaine d’années que cette solution de dématérialisation a été mise en place. Elle s’adresse principalement aux RH pour faciliter et automatiser les échanges tout en les fluidifiant et en les sécurisant, que ce soit avec les clients, les salariés ou les fournisseurs. Ainsi, ce dispositif peut être utilisé pour envoyer des factures, des bulletins de paie, mais aussi pour signer des contrats, de manière électronique.
Les avantages à bénéficier de sa mise en place
Dans le cadre de dématérialisation RH avec Primobox, vous pouvez aujourd’hui bénéficier de six avantages, qui sont les suivants :
Avoir une information à la fois accessible, centralisée et protégée
Le principal avantage de dématérialiser vos RH avec Primobox se ressent sans aucun doute au niveau de la gestion documentaire ou la gestion de l’information. Comme au sein de tous les services d’une entreprise, il est important que les documents et les données des ressources humaines soient centralisés au sein d’un seul endroit bien sécurisé.
La réduction des coûts
Cela semble évident qu’en dématérialisant un bulletin de paie ou une facture et de les envoyer par courriel peut représenter une économie pour ce qui est des coûts d’édition et de mise sous pli. D’après une étude, il se pourrait qu’une entreprise fasse entre 33 et 67% d’économies dans son budget de bulletin de paie papier.
Pour plus d’efficacité et de productivité
Grâce à l’automatisation des tâches et la définition de simples circuits de validation, à la fois performants et transparents, la dématérialisation de vos RH joue favorablement sur votre productivité. En effet, grâce à la simplification des procédures, à la réduction du risque erreur et au raccourcissement des délais de traitement, le service des ressources humaines peut miser sa concentration sur des tâches qui présentent une plus importante valeur ajoutée.
Pour faciliter les relations et les échanges internes et externes
De nos jours, le format numérique est de plus en plus utilisé pour échanger des documents. Les démarches virtuelles sont plus pratiques et donc plus plébiscitées, que ce soit pour des échanges au sein de l’entreprise ou en externe.
Pour une meilleure mise en conformité
Les fichiers numériques ont une longueur d’avance par rapport au format papier sur le fait qu’ils ont le pouvoir de respecter les contraintes légales. Pour rappel, un fichier numérique peut conserver une trace lorsqu’il est consulté étant donné qu’il est possible de paramétrer sa durée de vie. En plus de cela, il est beaucoup plus protégé et sécurisé qu’une version en papier, qui est volante, lisible et jetable par tous (en parlant de jetable connaissez-vous le mail jetable ?).
Quels sont ses inconvénients ?
A vrai dire, il ne s’agit pas d’inconvénients à proprement parler. Il est plutôt préférable d’évoquer des difficultés et des freins pouvant gêner un projet de dématérialisation RH.
C’est un projet complexe
Il est assez difficile de procéder à la mise en place d’un projet de dématérialisation. En effet, il s’agit d’une démarche très exigeante, du fait qu’elle est transversale. Que ce soit le nombre de processus auquel vous devez repenser, l’ampleur du nombre de documents à traiter ou les différentes exigences légales, dématérialiser est un long parcours.
Les blocages d’ordre psychologique
Pour que votre projet de dématérialisation de vos RH ne provoque pas de tensions, il est indispensable que vous communiquiez sur celui-ci. Il faut avouer que les gens sont de nature sceptique au changement. En plus de cela, de nombreuses personnes sont encore attachées aux documents en version papier. C’est pour cela qu’il faut que vous sensibilisiez bien votre équipe. Accompagnez-la également pour qu’elle puisse s’y habituer.
Le ROI est progressif
En effet, la dématérialisation suppose un investissement dans un outil comme Primobox, mais aussi de procéder à l’organisation de formations, etc. Cependant, outre les économies réalisées sur les versions papier transformées en documents numériques, il est assez difficile de mesurer les bénéfices relatifs aux gains de productivité, à la mise en conformité, etc. C’est pourquoi le ROI de cette dématérialisation est très progressif, mais il est assuré.
