Tant d’emails. Et les tracas qui en découlent. Les malentendus, la frustration si vous ne recevez pas de réponse.
J’ai rassemblé quelques conseils pratiques pour gérer vos emails. Dix pour être précis.
1 Assurez-vous d’avoir un objet clair
Souvent, les gens décident d’ouvrir un email en fonction de l’objet. Il y a de grandes chances que votre courrier ne soit pas lu si l’objet n’est pas clair. Choisissez quelque chose qui clarifie votre email:
- demander un retour sur votre texte
- nouvelle date de réunion
- question rapide sur la présentation. Voir aussi alice zimbra
2 Faites attention avec ‘répondre à tous’
Vous savez probablement ce que je veux dire, vous recevez tant d’emails dans votre boîte de réception, pourtant ils sont destinés à une personne en particulier mais le bouton ‘répondre à tous’ a été utilisé. Ne le faites pas, seulement si l’email a une pertinence spécifique pour tout le monde.
3 Utilisez une adresse email professionnelle
Si vous envoyez un email à un professeur étranger avec une adresse email comme ‘sweetshop@…’ ou ‘rammsteinfan@, ce n’est pas du tout professionnel. Assurez-vous d’avoir une adresse professionnelle ou utilisez celle de l’université pour laquelle vous travaillez.
4 Attention à l’utilisation des points d’exclamation
N’utilisez pas de points d’exclamation ; utilisez-les plutôt de manière éparse. Les points d’exclamation peuvent avoir un sens émotionnel ou immature, ce que vous voulez éviter en tant que chercheur.
5 Attention à l’utilisation de l’humour
L’humour dans les courriers électroniques ne va pas loin car il vous manque l’intonation et les expressions faciales. Le texte écrit n’a pas le même impact que les mots parlés. De plus, ce que vous pensez être drôle, n’est peut-être pas considéré comme marrant par quelqu’un d’autre.
6 Remplir l’adresse e-mail comme étape finale
Peut-être que cela vous est arrivé, vous avez appuyé sur le bouton d’envoi sans le vouloir. Remède simple : remplissez l’adresse e-mail comme dernière étape avant l’envoi. Ainsi, si vous répondez à un e-mail, supprimez d’abord l’adresse et remplissez-la plus tard. Rien ne peut mal tourner.
7 Ne jamais envoyer de courriel si vous vous sentez émotif
Si vous vous sentez émotif – en colère, triste, frustré, peu importe – n’envoyez pas de courriel. Attendez de vous être calmé. Tout ce que vous écrirez dans votre état émotionnel fera probablement plus de mal que de bien et peut causer une détresse (inutile).
8 Relisez votre e-mail avant d’appuyer sur le bouton d’envoi
Votre lecteur remarquera chaque erreur dans votre e-mail. Et – selon l’identité de votre lecteur – vous serez jugé. Définitivement quelque chose à éviter. Ne faites pas toujours confiance à votre correcteur orthographique, il ne vous donnera pas la certitude à 100% de ne pas avoir de fautes dans votre texte.
9 Rien n’est confidentiel, alors faites attention à ce que vous écrivez
Chaque message électronique laisse une trace. Et vous ne saurez jamais où votre message peut aboutir. Alors ne prenez pas de risques.
10 Vérifiez deux fois que vous envoyez votre email à la bonne personne
Dans de nombreux systèmes de messagerie, les noms sont automatiquement remplis dès que vous commencez à taper. Il est très facile de faire une erreur. Avant même que vous ne le sachiez, vous envoyez votre courrier à la mauvaise personne, ce qui peut être gênant pour le destinataire et pour vous.
